办公室接听热线电话礼仪

办公室接听热线电话礼仪

办公室接听热线电话礼仪。热线电话就象一座桥梁，通过电波把我们的真诚服务带给我们的客户，热线电话的接听有哪些规范呢？下面介绍办公室接听热线电话礼仪一起了解一下吧。

　　办公室接听热线电话礼仪1

电话铃响3声内拿起电话，主动问候：“您好！客户服务中心×××”

语速均匀清晰；如果客户咨询的是操作故障，应在电话中指导客户排除故障；如果当时无法解决，应详细记录客户信息，同时尽快找到相应的技术人员拿出解决方案后立即向客户回电话。如果客户咨询的是硬件的故障，对提供上门服务的设备，应详细记录客户信息，并在2个工作日内安排上门服务；对未提供上门服务的设备，应解释服务政策并请客户送修。遇到特殊情况，务必尽快代客户向上级反映，任何时候都要设身处地为客户着想，严禁对客户的要求置之不理，更不可推委客户，让客户同一件事打第二次电话。

对用户的咨询电话不要随意打断或挂断，让用户说完他想说的话，不要对用户说这与我无关之类推卸责任的话，如确实不属于我们服务范畴应向用户讲明，并尽量向用户提供相关解决渠道。

如帮用户查阅资料需花费一段时间时，请先向对方说明自己稍后将会再回电给对方。

如对方要找的人不在，请先问对方自己可否帮忙，或问对方是否还要找其他人；尽量请对方留言，并告之将请该人回电，而不要要求对方再打来，以示礼貌。

当同事外出，而对方询问在不在时，应先回答“不在”，而不是先问对方姓名后才回答不在，以免引起对方误会。

在桌上常备纸笔以记录用户电话。

电话进线，应尽量避免转接。如必须转接时，在转接时清楚告诉对方将要转接的分机号码，这样既可避免再次询问引起用户的不满，又可在转接断线时，用户可以自行重拨。

代接电话应认真详细记录，并将记录尽快交给本人。本人回位后应尽快给来电人回电。

长时间离开座位时，请告诉邻座或相关同事，并告之何时回座；或留条在邻座或相关同事桌上，说明去向及返回时间。

减少私人电话时间，以免用户拨入时占线。

　　办公室接听热线电话礼仪2

办公秘书的对外形象代表了公司的`形象。在日常工作中，掌握了接听电话的礼仪，让对方在您亲切的话语中心平气和地谈事情，通话结束后，对方会对您公司有极佳的印象。

通话时声音不宜太大，让对方听得清楚就可以，否则对方会感觉不舒服，而且也会影响到办公室里其他人的工作。

接起电话时首先应自报单位名称及所属部门。

接听电话时，要询问对方单位名称及所属部门，接转电话时为指定受话人提供便利。

当对方要找的人不在时，在不了解对方的动机、目的是什么时，请不要随便传话。未授权的情况下不要说出指定受话人的行踪。

当你正在通电话，又碰上客人来访时，原则上应先招待来访客人，此时应尽快和通话对方致歉，得到许可后挂断电话。不过，电话内容很重要而不能马上挂断时，应告知来访的客人稍等，然后继续通话。

在电话中传达事情时，应重复要点，对于数字、日期、时间等，应再次确认以免出错。

如果对方没有报上自己的姓名，而直接询问上司的去向，此时应客气而礼貌地询问：“对不起，请问您是哪位？”

要转告正在接待客人的人有电话时，最好不要口头转达，可利用纸条传递口信，这样不仅可以避免泄露秘密，也可以避免由于打岔引起的尴尬和不悦。

听不清楚对方说话的内容时，最好不要犹豫，应立即将状况明确告知对方，请对方给予改善。

如果电话突然发生故障导致通话中断，此时务必换另外的电话再拨给对方，向对方解释清楚。

挂断电话前的礼貌不可忽视，要确定对方已挂断电话，才能放下听筒。