文秘的专业技能

文秘的专业技能

文秘的专业技能等工作一般是年轻人的不二选择，因为它的门槛不高，工作也相对轻松，但是要想做好这份工作，我们首先要先学习文秘的技能，要有自己的思想判断。并且可以在自己的职业生涯中不断提升自己的价值，要拥有文秘的专业技能。

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在人才市场上，文秘、前台、行政助理等常常是年轻女孩十分青睐的岗位。因为门槛相对不高、工作相对轻松、环境较好等原因，这类岗位也往往是应届毕业生首份工作的热门之选。不过，向阳生涯职业咨询机构在个人咨询中发现，上述各辅助性岗位的很多从业人员都面临着诸多的职业困惑。

Jane今年28岁，现担任某著名进出口贸易公司文秘，工作已经3年多了，照理说一切都是得心应手的，但是Jane近日心情颇不宁静，原来那些刚毕业的学生接二连三的进入公司工作，她们有着朝气蓬勃的脸庞，带着初生牛犊不怕虎的冲劲，有的还是“皇亲国戚”。眼看着长江后浪推前浪，自己却仍然从事着辅助性的工作，心里很不是滋味。随着年龄上的优越感渐渐远去，一种不平衡感油然而生。Jane觉得，自己很快就将进入而立之年，职业发展却止步不前，未来方向依旧不明，内心的恐惧和自卑与日俱增。

每天早上一睁开眼睛，Jane就觉得一天的日子特别难熬。秘书的工作既累又杂，专业技能不高，创造价值不明显。她坦言，自己除了当秘书，对于别的行业真的是一无所知，另起炉灶的话，也不知道自己适合哪一行。可是，如果不跳，又不甘心一辈子当秘书。为了改变现状，她正在学习韩语，打算用最短的时间学好语言，找机会跳槽。

辅助性岗位从业人员的职业困惑

向阳生涯的职业规划师们发现，秘书、助理等辅助性行政岗位的从业人员，在工作了一段时间后，很容易产生职业困惑，主要的困惑体现在三个方面：

饱受职业倦怠感侵袭

正如Jane一样，任何工作做久了，或多或少都会有所厌倦。不过，辅助性岗位上的从业人员有职业倦怠的情况更为普遍。原因在于这类岗位的工作内容往往琐碎、繁杂、细致、重复，从业人员缺少成就感。

向阳生涯管理研究中心的数据显示，高达81%的辅助型岗位从业者都有犯困、精神疲乏、不想上班或工作状态较差的情况，这种状况可称之为“情绪疲软”，它常常会激化个人职业发展中本来存在的问题，严重影响职业人的工作、生活。

遭遇发展玻璃天花板

由于不是核心业务岗位序列上的关键人员，辅助性岗位上的从业人员在组织内往往得不到管理层足够的重视，其工作成绩、贡献度的评价往往及不上核心业务部门的员工。向阳生涯发现，在组织内部，辅助性岗位上的从业人员获得晋升的机会经常少于核心业务、技术部门的员工，很多人在加薪、升职上的期待得不到满足，职业发展遭遇瓶颈。

女人年龄增长的危机

虽然也有人一辈子从事文秘类这个工作，但对大多数人而言，这类岗位还是有“吃年轻饭”的倾向。因此当年龄一天天增长，危机感也就一天天增加。如同案例中的Jane，当职业发展止步不前时，年龄于她而言是一种竞争力下滑的严重警报。很多人一过30岁，就会出现严重的职业危机感，尤其是女性从业人员。

向阳生涯规划建议： 积极应对三大步骤

“进攻是最好的防守”，坐以待毙不利于职业的快速发展。向阳生涯首席职业规划师洪向阳认为，女性要想在辅助性岗位上走向成功，不妨以积极的心态来应对各种问题和挑战。同时，要科学进行职业生涯规划，并立即采取行动。

这里，向阳生涯提出积极应对职业困惑的三大步骤：

第一步：明确职业定位，规划职业发展方向

年龄越大危机感越强，及时明确职业定位、做好长远发展规划势在必行。向阳生涯发现，众多前来咨询的“30岁女秘书”出现职业困惑的根本原因，是她们没有明确个人的职业定位，对未来的职业发展没有做好准备，因此在现有的岗位上混日子、无从突破。因此，要想走出职业困境，第一步就是要尽早地确定职业目标，并且确定长远的职业发展方向，这样才能在未来的职业之路上有的放矢、少走弯路，朝着目标的方向迈进。

第二步：积极充电，紧绕职业目标提升

在职业发展的过程中，综合能力、经验定位和学历的契合程度决定了你的发展高度和方向。把握好三者之间的关系，是突破职业发展瓶颈的关键。因为入职门槛不高，很多辅助性岗位上的从业人员没有建立起自己的核心竞争力。要建立核心竞争力，除了在岗位上努力学习各种工作技能之外，另外一个重要的途径就是及时充电。需要强调的是，充电不可盲目，而应该围绕自己的职业规划和目标进行学习与提升，才能使学习“投资”得到收益。

第三步：积累人脉，为未来发展做储备

辅助性岗位有一种潜在的优势：与人沟通和交流的机会多。以秘书为例，企业中只有经理及以上的人员才可以配备秘书，与他们工作往来的人大多身居要职。所以，作为领导身边的贴心人，秘书就拥有了和这些人员打交道的绝佳机会。聪明的秘书总是可以从中积累丰富的经验、阅历、良好的人际关系以及各种知识和能力，包括心理素质，甚至可以从管理者的事物中吸取失败的教训。

辅助性岗位上的从业人员多为女性，她们的压力和困惑不仅来自于职位本身，有时还来自于家庭，多种压力的叠加，经常使她们身心俱疲，因此，她们也更需要职业规划师的帮助与指导。向阳生涯提醒有着上述各类职业困惑的'从业者，只有在明确职业定位的基础上，依托中长期的职业发展规划，在选定的行业领域大量地吸收专业的知识，培养专业技能，职业发展的障碍才有可能轻松扫除。如果不想继续在平凡的岗位上碌碌无为，那就立即行动吧！

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从普通文秘向行政总监迈进

对职业者来说最头疼的莫过于不清楚自己想做什么，能做什么，即所谓的“职业迷茫”。因为迷茫，很多人频繁跳槽，转型，结果是年龄一天天增长，困惑也一天天增长。最后只能在不喜欢的岗位上听天由命地过日子。那么，我们应怎样走出困惑的尴尬局面呢？

职业案例

林小姐：杭州人，26岁，大专学历，中文专业，参加工作已4年多。刚毕业时，父母托关系把她安排到了一家报社做编辑。但由于文笔不好，工作成绩始终不行，压力越来越大的林小姐就辞职了。第二份工作是一家公司的文员，平时做一些打字之类的琐碎小事，学不到什么东西，于是林小姐又辞职了。后来她又找了几份工作，都和第二份工作差不多。目前林小姐在一家公司做经理秘书，对这份工作，林小姐还是比较满意的。

最近同学聚会，林小姐发现周围的老同学个个比自己混得好，有些已当上了经理。再看看自己，经理秘书虽听起来不错，但不过是吃青春饭，说不定哪天就失业了，所以林小姐想换一份稳定的工作。想来想去，除文员，经理秘书这些也想不出其他工作了。她该怎么办呢？

职业顾问分析

林小姐的问题，就是典型的“职业迷茫”问题。职业顾问认为，造成“职业迷茫”的直接原因就是缺少职业规划。那么，职业规划到底应该怎么来做呢？

科学的职业规划应包括适合自己的职业目标和职业发展路径。

一、职业目标

职业目标是职业规划的重点，其正确与否直接关系着事业的成败。寻找适合自己的职业目标，应该从以下四点考虑：自身性格与职业的匹配度；兴趣爱好与职业的匹配度；自身特长与职业的匹配度；所选职业的发展趋势。

从职业目标上看，林小姐缺少清晰明确的职业目标。要摆脱目前的状态，须先确定自己的职业目标。

二、职业发展路径

职业目标的不同决定了发展路径的不同，以林小姐为例，如果把行政管理作为职业目标，目前的文员工作是比较符合这个目标的发展路径的。文员——行政助理——行政主管——行政经理——行政总监，可以算是一条很清晰的发展轨迹。

规划专家建议

根据对林小姐的职业倾向性测试和工作经验、能力的综合分析发现，林小姐最适合的是行政人事管理类的工作。根据林小姐的情况，专家提出两点建议：一、林小姐尽快进行行政人事管理方面的培训和学习。二、文员的工作已经不适合其年龄和发展了，跳槽也成了当务之急。出来谋求职业的定位点定在中小型企业的行政部门。中小型公司行政人事联合操作的状况比较多，可以积累到人力资源工作经验和能力，然后下一步可以朝行政、人事两条路线行进，无形中拓展了自己的发展层面，最终可发展到企业行政人事总监或者主管行政人事的副总职位。

行动计划

在专家的帮助下，通过一段时间的努力，林小姐终于获得了适合的职位。虽然工作辛苦了一些。

但获得的是自身实际的职业能力和明晰的发展路线，彻底从年龄职业尴尬局面中解脱出来，走向了职场“得宠”阶段。

专家提醒

当职业人士感到迷茫时，要找出迷茫的因素，进行准确专业的解决。尤其在这个不确定的时代，科学的职业规划加非正常的手段，必将促进职业发展的飞跃，使职场失意族重新“得宠”。